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新环境下综合档案馆档案的全宗排放模式
作者:admin    文章来源:办公室    点击数:1435    添加时间:2014/8/12 16:18:08    【打印文章

 

新环境下综合档案馆档案的全宗排放模式
刘宁宁
 
全宗制度本身起源于大政府体系,特点是把档案资料按照文件生成机构分类,再按时间顺序排列,优点突出,即使在计算机数据库在档案系统得到广泛应用的时代,仍有优点。因此,世界上多个国家,包括中国,都采用全宗制度保存档案。但随着时间的推移,大量现行档案、破产、转制企业档案陆续移交进档案馆,档案馆馆藏档案、资料的数量逐年递增,全宗排放工作中反映出的问题日益增加。全宗排放得是否科学,直接关系到库房空间利用率的高低,档案基础工作的好坏,直接体现了档案馆的管理工作水平。
 一、全宗制度的优点
第一,全宗结构条理清晰,不易混乱。档案的原始记录性决定了成为档案的文档资料和其他资料必须和档案的生成机构放在一起。全宗是原始记录性得到维护的有效保证。
第二,全宗制度保证了档案的完整性,由于档案馆接收档案都是从各个单位接收而来,面对卷帙浩繁的文山,全宗制度是一道规整档案的屏障。
第三,全宗制度承接性非常好,对于厘清档案文件的源流非常有益。对于一个生成档案的主体,档案记录的是它的活动。那么档案的内在价值本身就蕴涵在文件卷宗序列或按序排列的实物组合当中。
第四,档案文件实体现在并没有彻底淡出档案利用的功能,所以易于取放是衡量档案分类制度是否优良的很好标准,而按照全宗原则组卷就具备了这样的优点。
    二、目前各全宗档案排放的现状和所面临的问题  
    目前,绝大多数综合档案馆的全宗排列,都是按照传统的做法,每个全宗自成体系,在全宗内按门类、目录排列,每个门类、目录后面都要预留出一定的空位,为以后接收进馆的档案做好“位置”准备。这一做法,在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用,但随着进馆档案数量和门类的不断增多,就产生了以下几个方面的问题。
 1.进馆各全宗档案的随机状态,导致全宗排放工作的不确定性。在实际工作中,接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的,而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容,还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远,因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案,挤占了相邻全宗的位置,这样就不得不忙于部分全宗的重新排放,因而打乱了整个的工作安排,并且造成了大量的重复无效劳动。  
2.预留全宗位置的不科学,造成了资源的巨大浪费。这种“预留空位”的做法往往是通过经验的判断来决定预留的长度。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化,但我们对其所预留的位置却没有改变,因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如,当预留位置不足时,为了避免整个档案库房“大搬家”,通常是采取几种办法。一是“见缝插针”或者调整相邻全宗的档案,“硬着头皮往里挤”,这样就会使档案的存放显得拥挤不堪,调阅档案相当不方便。导致有的全宗还有没用上的大量“预留空位”,有的全宗已是空位不够,后续档案的存放又成问题,最终还是要“倒架”。档案的经常性搬动,无形中增加了对档案的磨损,不利于档案的保护。二是重新调整全宗位置,选择新的地方进行“倒架”,所有的标识都要重新做,造成大量的资源浪费和重复劳动。并且稍有疏忽就会漏标或标错。三是一个全宗档案顺序打乱,分散摆放,破坏了原有的系统,不利于档案的提供利用。
三、如何做好档案馆现行档案全宗的排放  
为了克服实际工作中出现的上述问题,做好档案管理工作。本文浅谈三点意见,以改善档案排放问题。
1.调查各立档单位的全宗概况。对立档单位的调查研究,是做好全宗科学排放的重要前提。首先,调查分析立档单位的现状。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗,哪些是现行单位的全宗,通过以上两个确定,就可以明确哪些全宗是“活”的,哪些全宗是“死”的,从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。其次,摸清立档单位档案的来源、职能及其形成档案的内容、种类、数量、形成档案的规模趋势,对立档单位未来档案的状况进行分析,从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况,做到心中有数。根据调研得到的数据,结合馆藏现状和库房情况,科学地确定接收方案,并尽可能为进馆档案合理预留位置。
2.正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的,这就是要切实保证“一个机关的全部档案”,“应统一向一个档案馆移交”,“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则,往往存在一定的误区,即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来,认为一个全宗档案的排放是不可分割的,必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看,在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是,以全宗理论为大前提,但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以,我认为,在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散,也就是说,一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放,而并不强求必须集中存放在一起。  
3.充分考虑和利用信息时代数字化管理的新特点。社会信息化进程的加快及数字化的高速发展和推广应用给档案工作带来了新的契机,也给现有的档案管理模式带来了新的挑战和机遇,档案管理者应该科学探索信息时代档案工作的新模式。随着各级各类档案馆数字化工作的不断深入,计算机管理已成大势,建立馆藏档案计算机管理“寻址系统”,对档案、资料存放位置进行自动化检索已成当务之急,它能使档案资料的存放位置及库房的状况一目了然,从根本上改善档案馆库房的管理手段,进而提高档案馆的整体服务水平。这是最终解决档案馆全宗排列问题的最好办法。

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