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建立档案中心 确保集中归档
作者:admin    文章来源:办公室    点击数:1045    添加时间:2014/8/13 9:20:13    【打印文章

 

建立档案中心 确保集中归档
      ―――――――镇(区、街道)档案中心建设之我见
 
镇(区、街道)档案中心建设是确保档案资源科学整合、有效利用,进一步提升档案管理水平的一个重要举措。镇(区、街道)档案中心工作是全市(县)档案工作的重要组成部分,是县级档案行政管理部门业务指导工作的一项重要内容,本文就建立镇(区、街道)档案中心,实行档案集中统一管理谈几点看法:
一、镇(区、街道)档案中心建设的必要性
档案作为特殊的信息载体,有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点,档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程,具有很强的程序性、规范化和权威性要求。目前镇(区、街道)档案工作与当前市划调整、重大工程项目推进,社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升、社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距;档案工作管理体制不完善,制度不健全;档案利用率低,没有发挥其应有的经济效益和社会效益。在这样的条件下,如果我们仍沿用传统的档案工作机制开展镇(区、街道)建档工作,不能做到“因地制宜”、“因势利导”、集中统一管理,那么,镇(区、街道)档案建设的效率就会事倍功半。
镇(区、街道)档案中心建设是镇(区、街道)档案工作的一种组织形式;它是将镇(区、街道)各部门、各门类、各载体档案集中统一管理;它是一个以较少的人力和财力投入、取得较高的经济效益和社会效益的新型档案管理机构,具有不可替代的明显优势;它符合精简高效的原则。镇(区、街道)档案中心建设工作是新形势下档案工作的创新和发展,是对镇(区、街道)档案管理的新任务和新要求,同时也是中国档案事业现代化发展的需要。
二、镇(区、街道)档案工作的现状
1.档案管理意识不够强
一是部分镇(区、街道)部门干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。这些干部认为搞经济建设是硬指标,硬任务,而档案工作可有可无,很少有时间过问档案工作。一些干部将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下,装订一下,正因为如此,他们即使抓也只是应付一下,很少从档案的长远规划、整体管理去考虑,档案装具大都是淘汰下来的橱柜,大小不等,高低不一,没有防护措施,缺少安全的档案装具长期得不到解决。
二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前,镇(区、街道)各部门档案管理工作主要是根据业务线上的台账要求来开展,各部门的档案管理标准不统一,档案管理水平高低不均,差距较大,并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在,没有及时落实措施加以改进,导致镇(区、街道)各部门档案管理工作发展不平衡。
2.档案管理体系不够完善
一是档案未能集中统一管理。有些镇(区、街道),各部门档案各自为政,基本未实现集中、规范化管理,档案分散、不健全,没有专门的管理人员和库室,镇(区、街道)档案室保存的文书档案只是办公室形成的一些档案,有些重要资料分散在各个部门或工作人员手中,其余相关的会计档案、声像档案、实物档案等分别存放在相关部门,造成该收集的没收集,该归档的不归档,该向镇(区、街道)档案室移交的档案没移交,人为地把一个全宗任意割裂,大大影响档案的管理和利用工作的开展。
二是档案人员变动频繁。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作,从业人员必须具备强烈的工作责任心,相应的专业知识,花费大量的工作精力。但目前,档案员队伍不稳定,变动频繁,镇(区、街道)部门档案人员刚经过系统培训不久,档案整理水平有所提高又被新人所代替,而且档案员兼职过多,精力不足,导致档案管理滞后,影响了档案事业的健康发展。
三是档案材料未规范收集整理。有些镇(区、街道)部门虽制定了一些相应的档案工作制度,但形同虚设,写在纸上,订在墙上,只为应付考核检查,公文处理,档案收集、归档、利用、移交、库房管理等制度没有得到落实。虽然市制定了有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准,但有些镇(区、街道)部门领导、档案管理人员不知道规范存在,或是没有完全按照这些规范开展工作,因此出现有的重要资料遗失,有的重要资料收集不全,有的交接制度不明确,有的档案资料收集程序缺失等种种问题,工作隐患严重。有的部门实物档案、声像档案多年未整理、编目,保管状况堪忧。
3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要
有的镇(区、街道)部门因办公条件限制,无法落实专用档案库室,档案库房、办公用房、杂品仓库同置一室,这些档案库房都缺乏防潮等档案必要的“八防”措施。有的部门档案存放在办公室,致使部分年代的档案已不知下落,档案未能严格实行统一管理。还有些部门库存档案已经饱和,存在库房紧张的问题,收集工作受到影响。还有个别部门的档案装具仍是木质柜,没有存放档案的金属柜架。
4、档案管理信息化工作相对滞后
档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段,但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一,信息化工作量巨大等原因,镇(区、街道)各部门的档案信息化程度不高,发展较为缓慢。有的部门档案室没有专门的电脑,档案人员不能正确操作档案软件,不仅造成了档案软件的受损,更大程度的导致了室藏档案目录数据的丢失,严重影响了档案的检索与利用。随着电子政务的推广,非纸质档案也越来越多,工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存,如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理,迫切需要探索和加强。
三、镇(区、街道)档案中心建设的举措
1.制定计划方案。建立镇(区、街道)档案中心,必须在全市(县)范围内统筹规划,市(县)档案局是在一个市(县)的行政区划内建设镇(区、街道)档案中心的规划者,必须从实际出发,制定相关的工作计划、实施意见、推进方案,从成立领导小组到落实具体人员、编制预算、建立健全档案工作制度,确定档案分类方案、各类收集范围与保管期限等都应一一作出具体的规定。
2.加强宣传教育。市(县)要加强宣传,增强镇(区、街道)各部门工作人员的档案意识和法制观念,使他们深刻理解档案中心创建的重要性和必要性,正确认识当前档案中心建设工作中存在的问题和差距,统一思想,明确目标任务,增强工作责任感,自觉地做好专门文件材料的收集整理,并及时向镇(区、街道)档案中心做好归档移交工作。
3.加强沟通协调。市档案局要加强与有关专业主管机关的沟通协调,研究制定专业档案的管理办法与整理方法,为镇(区、街道)档案集中统一管理提供依据。要明确规定不同部门不同类别的专业档案的整理方法,哪些专业档案归主管机关保管,哪些归镇(区、街道)档案中心集中统一保管;或者对专业档案实行双套制,一套归主管机关保管,一套由镇(区、街道)档案中心保管。
4.强化人员培训。为全面提高镇(区、街道)档案工作人员的档案业务知识和技能水平,市档案局要加大培训力度,创新培训形式,抓好档案人员的岗位资格培训和继续教育工作。培训对象为各镇(区、街道)档案中心全体人员、部门兼职档案员。培训内容为档案业务理论和操作技能,培训形式采取面授与现场观摩或到相关部门见习锻炼等形式。通过培训使各类档案人员能学习到自己从事的专业档案知识,学会专业档案的收集整理方法,使专业系统形成的文件材料能及时转化为档案,确保专业档案的完整性。
5.规范管理方法。制度化、规范化是镇(区、街道)档案中心工作朝纵深发展的必然要求,也是档案中心生存和发展之本。因此,建立档案中心后,市(县)档案局在对镇(区、街道)档案中心进行年检时,要把镇(区、街道)机关专门档案管理列检查内容之一,确保专业档案及时归入镇(区、街道)档案中心,使镇(区、街道)档案中心成为门类齐全、名符其实的综合档案室。在进行档案年检时,档案局可以邀请一、二个部门主管机关参加;或者部门主管机关在检查镇(区、街道)部门工作任务时,邀请市(县)档案业局业务指导人员一起参加,同时检查专门文件材料的立卷归档情况。这样,双管齐下,专门文件材料就能及时转化为专门档案,丰富镇(区、街道)档案中心的室藏,为镇(区、街道)各项工作和建设服务。
 
 

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